Secondo Aristotele, esistono tre forme di attività, anche se nel mondo moderno tendiamo a dare importanza soltanto a due. La prima è l’attività teoretica, il cui fine ultimo è la verità. La seconda è l’attività pratica, che punta all’azione. Ma ne esiste una terza: l’attività poietica.

Il filosofo Martin Heidegger descrive la poiesis come un “pro-durre”, cioè un “condurre fuori”, nel senso di “portare alla luce, realizzare”. Ed è proprio così che un Essenzialista affronta l’esecuzione dell’essenziale.

Un Essenzialista produce di più (realizza di più) rimuovendo più ostacoli, e non facendo di più.

Spesso non ci prendiamo il tempo per riflettere su quali sforzi produrranno risultati e quali no. Ma anche se lo facciamo, è più facile considerare l’esecuzione in termini di addizione, piuttosto che di sottrazione.

Se vogliamo vendere di più, assumiamo più venditori.
Se vogliamo produrre di più, intensifichiamo la produzione.

Certo, esistono prove a sostegno di questo metodo. Tuttavia, si possono migliorare i risultati in un altro modo. Invece di focalizzarsi sugli sforzi e le risorse da aggiungere, l’Essenzialista si concentra sui vincoli o gli ostacoli da rimuovere.

Ecco come.

1. Chiarisci l’obiettivo

Non possiamo sapere quali ostacoli rimuovere finché non ci è chiaro quale risultato finale desideriamo. Quando non sappiamo cosa stiamo cercando di ottenere, qualsiasi cambiamento è arbitrario. Perciò chiediti: “Come faremo a sapere che ci siamo riusciti?”.

Poniamo che il tuo obiettivo sia preparare la bozza di una relazione di quindici pagine da allegare a un’e-mail e spedire al cliente entro le 2 del pomeriggio di giovedì. Nota bene: si tratta di un risultato preciso, e non vago.

2. Individua “l’escursionista più lento”

Invece di gettarti a capofitto nel progetto, prenditi cinque minuti per riflettere. Chiediti: “Quali sono gli ostacoli che si frappongono tra me e la realizzazione di questo lavoro?” e “Cosa mi impedisce di portarlo a termine?”.

Fai una lista degli impedimenti che hai individuato.

Potresti aver trovato questi: non hai le informazioni che ti servono; le tue energie sono insufficienti; desideri che la relazione sia perfetta. Metti in ordine di priorità le varie voci, usando la domanda: “Qual è l’ostacolo che, una volta rimosso, farebbe sparire la maggior parte degli altri?”.

Tieni a mente che anche le attività “produttive”, come documentarsi, chiedere informazioni via e-mail o riscrivere la relazione perché sia perfetta già al primo tentativo, possono essere problemi. Ricorda: l’obiettivo è preparare una bozza. Qualsiasi altro intoppo ne rallenti il raggiungimento andrebbe messo in discussione.

Spesso ci sono molteplici impedimenti. Tuttavia, in qualsiasi momento esiste soltanto una priorità: rimuovere ostacoli in maniera arbitraria può non sortire alcun effetto, se quello principale resta.

3. Rimuovi l’ostacolo

Mettiamo che il tuo “escursionista più lento” sia il desiderio che la relazione sia perfetta. Puoi anche avere decine di idee per migliorarla, ma l’obiettivo strategico in questo caso è inviare al cliente una bozza.

Per rimuovere l’ostacolo, allora, devi sostituire l’idea “Questa relazione dev’essere impeccabile, a ogni costo” con “Fatto è meglio che perfetto”.

Concediti di non rifinirla nella prima stesura.

A questo punto, avrai reso tutto più facile. Il problema potrebbe essere anche un’altra persona: il capo che non dà il via libera a un progetto, il controllo di gestione che non approva il budget, o un cliente che non firma il contratto.

Per ridurre l’attrito tra voi, adotta l’approccio “Si ottiene di più con le buone che con le cattive”. Manda un’e-mail all’interessato, ma invece di chiedergli se ha fatto il lavoro di cui hai bisogno (ovviamente, la risposta sarà no), digli che vuoi parlargli di persona. Vai da lui e chiedigli: “Quali ostacoli ti impediscono di svolgere questo compito, e come posso aiutarti a rimuoverli?”. Invece di assillarlo, offrigli aiuto sinceramente. Otterrai una risposta più calorosa che inviandogli l’ennesima e-mail di sollecitazione.

Rimuovere gli ostacoli non deve per forza essere difficile o richiedere uno sforzo sovrumano. Anzi, possiamo cominciare in piccolo. È come smuovere un masso che si trova sulla cima di una collina: basta una lieve spinta e prenderà a rotolare sempre più veloce.

Bibliografia:
Essentialism di Greg McKeown

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